Automatización de facturas en una pyme

Índice
Comparte este post en:

En una pyme la automatización de facturas es una de las soluciones más efectivas para agilizar la contabilidad, entre otras muchas ventajas. 

De hecho, es evidente el aumento de esta tendencia tanto en pequeñas como medianas empresas, así como ya se ha consolidado en la mayoría de grandes compañías. 

Automatizar la facturación permite prescindir de una tarea rutinaria, que si decidimos hacerla manualmente, supondría repetir la misma acción de forma periódica, a veces con datos idénticos de un envío a otro, a excepción de la fecha y el número de factura. Dos variables que pueden ser completadas automáticamente con un buen sistema de gestión. 

Conociendo las ventajas de automatizar facturas, es más fácil entender por qué este cambio puede ser muy beneficioso para la pyme. 

Reduce todo lo posible el riesgo de errores 

El desarrollo de tareas rutinarias aumenta la probabilidad de cometer un error. Podemos equivocarnos en cualquier campo de la factura, ya sea a la hora de poner el importe, en el concepto o incluso en los datos de nuestro cliente. 

Si eliges una automatización de facturas no solo reduces el riesgo de errores, sino que además evitas conflictos innecesarios. Un cliente que recibe una factura errónea puede terminar provocando una crisis en la relación comercial. De igual forma, el envío de facturas con errores ocasionará diversos problemas de contabilidad, que tarde o temprano habrá que solventar. 

Las facturas automatizadas aceleran el proceso de pago

Muchas pymes sufren problemas de liquidez, que paradójicamente han sido ocasionados por ellas mismas en relación al envío de facturas. 

El retraso al enviar una factura puede suponer que el pago se realice más tarde. Si este efecto se acumula entre varias facturas de distintos clientes, la empresa se puede encontrar en un apuro económico para cubrir sus propios gastos. 

La mejor forma de acelerar el proceso de pago es con facturas automatizadas, ya que te aseguras que se enviarán en la fecha indicada y, en caso de retraso, la responsabilidad recaerá únicamente en el cliente. 

Aumenta la productividad de la pyme 

Si prescindimos de la automatización de facturas, tenemos que enviarlas manualmente. Esto requiere que una o varias personas de la pyme se dediquen a esta tarea. 

En cambio, al automatizar procesos como el envío de facturas, ese tiempo queda libre y los profesionales pueden dedicarlo a otras funciones con las que obtener mayor productividad. 

Por tanto, con este sistema de envío automático no solo obtienes beneficios relacionados con el pago de las facturas, sino también con otras áreas. La plantilla podrá alcanzar una mayor productividad con su trabajo y esto va a permitir a la empresa ser más competitiva. 

Ahorro de costes y mayor rentabilidad 

Hay una relación directa entre la mejora de la productividad de una pyme y el ahorro de costes. 

Esto se debe a que la empresa dedicará menos tiempo, menos recursos a esa tarea y, por tanto, ahorrará los costes derivados de estas acciones. 

Este ahorro siempre va a suponer una mayor rentabilidad que, bien aprovechada, puede marcar una diferencia importante en la contabilidad de la empresa. 

Automatización de facturas en negocios y tiendas online 

Cada vez más pymes afrontan la transformación digital también de su propio canal de ventas. El comercio electrónico ofrece posibilidades muy atractivas para quienes aprovechan bien todos los recursos online que hay disponibles. 

En cualquier negocio online, la automatización de facturas es imprescindible, tanto si se trata de vender productos específicos como si se ofrecen servicios digitales, que se contratan periódicamente. 

Además de ser un proceso demasiado complejo como para llevarlo manualmente, automatizar las facturas en estos casos ofrece más agilidad y seguridad, tanto para la empresa como para el cliente. 

Aprovecha la automatización de facturas también en la gestión de cobro 

Los sistemas para automatizar facturas se benefician hoy en día de muchos servicios complementarios. En Trinios, por ejemplo, puedes también hacer un seguimiento automático de la gestión de cobro. 

De esta forma, si una factura alcanza la fecha límite de plazo y no se ha recibido el ingreso, un comercial asignado a esa cuenta puede recibir una notificación automáticamente, para ponerse en contacto con el cliente. 

Otra alternativa es configurar un correo electrónico de recordatorio para el cliente, que se envía de forma automática cuando se supera la fecha de vencimiento de la factura, por si acaso el retraso se debe a un simple olvido. 

Así en la gestión de cobro no solo agilizas procesos, sino que también haces un seguimiento automático de la factura y mantienes una comunicación amistosa con el cliente. 

Alberto Tendero
Alberto Tendero
Especialista en nuevas tecnologías, herramientas de gestión y plataformas Cloud que aportan valor en el proceso de transformación digital de la pyme.
Compartir en:
Artículos relacionados